Pendekatan arsitektur modular Universitas Widya Gama Malang untuk menjamin keamanan, kualitas manuskrip, dan keberlanjutan publikasi jurnal ilmiah.
Pengelolaan jurnal ilmiah berbasis OJS di lingkungan Universitas Widya Gama Malang (UWG) menghadapi tantangan yang semakin kompleks: keamanan sistem, keberlanjutan layanan, kompatibilitas versi, dan keterbatasan infrastruktur. Pengalaman operasional menunjukkan bahwa pembaruan OJS lintas versi utama kerap menimbulkan risiko stabilitas yang signifikan — perubahan struktur basis data dan dependensi aplikasi menjadi sumber gangguan layanan yang sulit diprediksi.
Merespons tantangan ini, UWG menerapkan strategi pemisahan fungsi: OJS difokuskan sebagai sistem editorial, sementara fungsi halaman publik dialihkan ke platform statis. Lebih jauh, UWG menambahkan lapisan sistem screening manuskrip sebelum naskah masuk ke OJS — sebuah inovasi yang memastikan kualitas awal naskah dan mengurangi beban editorial secara signifikan.
Universitas Widya Gama Malang menerapkan sistem screening manuskrip terpusat sebagai lapisan awal sebelum naskah penelitian masuk ke dalam OJS. Author mendaftar dan mengunggah naskah melalui platform screening UWG, bukan langsung ke OJS. Hal ini memastikan setiap naskah telah memenuhi standar administratif dan teknis sebelum memasuki proses review akademik.
Author membuat akun melalui Platform Screening UWG, bukan di OJS. Satu akun berlaku untuk seluruh jurnal di lingkungan UWG Publishing.
Author mengunggah manuskrip, data author, dan dokumen pendukung melalui platform screening. Sistem melakukan pengecekan awal secara otomatis: format file, kelengkapan metadata, dan struktur naskah.
Tim editor atau sistem melakukan pemeriksaan awal: kesesuaian scope jurnal, pengecekan plagiarisme, kelengkapan administrasi, dan kualitas penulisan dasar. Naskah yang tidak lolos dikembalikan ke author untuk perbaikan.
Naskah yang lolos screening diteruskan secara otomatis atau manual ke instance OJS yang sesuai. Author menerima notifikasi beserta kredensial akses OJS-nya untuk melanjutkan proses.
Proses peer-review, revisi, dan komunikasi editor–reviewer–author berlangsung sepenuhnya di dalam OJS menggunakan alur editorial standar. Author login ke OJS untuk memantau status dan merespons reviewer.
Artikel yang diterima dipublikasikan di OJS, metadata diharvest oleh OAI Gateway, dan artikel dapat diakses publik melalui frontend statis jurnal. Indeksasi ke Google Scholar, Garuda, dan database lain berjalan otomatis.
| Aspek | Kondisi dalam Model 2 | Status |
|---|---|---|
| Keamanan sistem OJS | OJS tidak terekspos langsung ke publik; reverse proxy + pembatasan akses PHP diterapkan | Meningkat |
| Kualitas naskah masuk | Screening awal menyaring naskah tidak sesuai scope, format buruk, atau mengandung plagiarisme | Meningkat |
| Ketersediaan artikel publik | Frontend statis tetap aktif meski OJS sedang maintenance atau upgrade | Terjamin |
| Standarisasi metadata | OAI Gateway terpusat memastikan konsistensi metadata lintas jurnal untuk keperluan indeksasi | Terjamin |
Model pemisahan frontend statis, sistem screening manuskrip, dan backend OJS merupakan respons strategis UWG terhadap tantangan pengelolaan jurnal jangka panjang. Pendekatan ini bukan sekadar solusi teknis — melainkan pernyataan kebijakan bahwa stabilitas, keamanan, dan kualitas publikasi adalah prioritas institusional, bukan tanggung jawab masing-masing pengelola jurnal secara terpisah.
Inovasi utama UWG — sistem screening manuskrip sebelum OJS — memberikan nilai tambah yang signifikan: editor di OJS dapat berkonsentrasi pada review substansi akademik tanpa terbebani naskah yang belum memenuhi syarat dasar. Kombinasi ini menjadikan Model 2 sebagai arsitektur yang matang, berkelanjutan, dan dapat diandalkan untuk skala jurnal UWG yang terus berkembang.